各學院、部門：

《****采購項目檔案管理辦法（暫行）》已經學校研究通過，現印發(fā)實施。

特此通知

附件：****采購項目檔案借閱申請表

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2023年11月8日

****采購項目檔案管理辦法（暫行）

第二條 本辦法所指采****學校采購工作中形成的具有保存價值的文字、數字、圖紙、圖表、音像等各種載體的文件材料及配套的電子文檔。

第三條 ****學校集中采購限額以上的各類采購項目檔案的管理。采購項目檔案資料保管期限至少15年。

二級單位自行組織的采購項目，參照本辦法要求對相關材料自行留存，備查。

第四條 ****管理處****管理部門之前的項目采購檔案立卷、歸檔、保管、查閱等工作，****學校檔案管理部門的指導、監(jiān)督、檢查。

第五條 采購項目歸檔材料包含但不限于以下內容，具體歸檔內容由項目類型、采購方式等決定。

（一）采購項目申報書、采購需求表及相關附件；

（二）采購論證意見；

（三）采購文件確認表；

（四）采購工作的重大決議及會議紀要；

（五）采購代理委托合同；

（六）采購公告或投標邀請書；

（七）采購文件以及采購文件的澄清或修改文件；

（八）投標、開標、評標資料；

（九）業(yè)主評委推薦表，專家評委抽取表；

（十）中標（成交）結果公示表；

（十一）中標（成交）通知書；

（十二）采購合同；

（十三）項目質疑答復、投訴處理記錄。

（十四）其他需要存檔的資料。

第六條 采購項目檔案作為反映采購活動的真實記錄，其內容應當準確、齊全、完整，并能真實反映采購活動內容。任何工作人員不得偽造、變造、隱匿或者銷毀，也不得占為己有或拒絕歸檔。

第七條 采購項目檔案管理由專人負責，并于項目合同簽訂后20個工作日內做好檔案立卷、整理和歸檔工作。檔案管理人員離開工作崗位前20個工作日內辦理檔案交接手續(xù)，不得擅自處理檔案。

第八條 采購過程中產生的各類文件資料由項目經辦人及時收集、整理和保存，項目結束后7個工作日內要求采購代理機構移交項目采購檔案，將收集齊全的文件材料移交至檔案管理人員。項目經辦人發(fā)生變更時，應做好交接工作。

第九條 項目經辦人應做好各類采購項目電子檔案的安全存儲和保密工作，項目經辦人離開工作崗位之前，應全部移交自己經辦的所有采購項目的電子檔案，個人不得留存和備份。

第十條 借閱、復印檔案須經批準。未經允許，任何工作人員不得擅自出借、復印、傳播各類形式的項目采購檔案，檔案借閱、復印前應列出清單并做好登記和簽字，借閱的檔案要按期如數收回。

第十一條 違反采購項目檔案管理規(guī)定，給學校、供應商或個人造成損失或致他人不當得利的，或違反有關政策和規(guī)定造成不良影響的，責任由相關責任人承擔。

第十二條 ****管理處負責解釋。

第十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。