合肥市科技館檔案整理和數(shù)字化服務(wù)采購(gòu)（第二次）公告

一、項(xiàng)目基本情況

1.項(xiàng)目名稱：****檔案整理和數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目

2.項(xiàng)目類別：服務(wù)類

3.項(xiàng)目單位：****

4.項(xiàng)目控制價(jià)：3.25萬(wàn)元

5.項(xiàng)目概況及采購(gòu)需求：為確保****的文書檔案、人事檔案、項(xiàng)目圖紙檔案、電子檔案進(jìn)行同步整理、著錄、數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。最大限度保管和保護(hù)實(shí)體檔案安全，提高檔案的查詢利用效率，特開展本項(xiàng)目。

6.采購(gòu)方式：詢價(jià)采購(gòu)

7.合同履行期限：2024年9月至2024年10月

8.本項(xiàng)目不接受聯(lián)合體投標(biāo)。

二、具體采購(gòu)需求

（一）工作量估算

注：上表中工作量預(yù)估數(shù)量，供應(yīng)商根據(jù)預(yù)估清單進(jìn)行分項(xiàng)報(bào)價(jià)。本項(xiàng)目按照實(shí)際工作量據(jù)實(shí)結(jié)算結(jié)算價(jià)不超預(yù)算價(jià)。

（二）項(xiàng)目要求

1、檔案整理及數(shù)字化加工要求：

根據(jù)以下要求完成檔案數(shù)字化加工處理，工作內(nèi)容包括修訂檔案管理規(guī)章制度、全宗卷、檔案歸檔范圍、檔案整理、檔案掃描、檔案著錄、圖文校核、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檔案裝訂、入庫(kù)歸檔、數(shù)據(jù)交付、數(shù)據(jù)掛接、檔案查詢等。

1.1、檔案整理

應(yīng)按照分類準(zhǔn)確、編排有序的要求整理檔案，具體整****檔案局相關(guān)管理規(guī)定及采購(gòu)人的具體要求進(jìn)行。

編排檔案材料的先后順序并編寫頁(yè)碼，剔除重復(fù)收件，對(duì)不需要掃描的檔案材料進(jìn)行排序、標(biāo)識(shí)。

要求成交供應(yīng)商熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉業(yè)務(wù)檔案過程中產(chǎn)生的各類檔案資料，能夠依據(jù)檔案內(nèi)容判斷檔案之間的上下手關(guān)系，并建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。結(jié)合檔案業(yè)務(wù)類型對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理。

1.2、檔案掃描

（1）將整理好的檔案以件為單位通過掃描儀生成高質(zhì)量的圖像文件。

（2）掃描色彩模式：要求采用真彩色24位RGB模式掃描。

（3）掃描分辨率：要求采用不低于300dpi分辨率掃描。

1.3、檔案著錄

著錄的基本檔案屬性信息包括分類號(hào)、目錄號(hào)、件號(hào)、密級(jí)、年度等，具體依據(jù)按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等有關(guān)要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求等。

1.4、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

（1）圖像存儲(chǔ)格式：采用JPEG格式、pdf格式、原始掃描件格式存儲(chǔ)，一式三份；

（2）圖像文件命名：按照檔號(hào)命名；

（3）圖像質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：與原件保持一致，圖像傾斜度不超過2度；

（4）錄入數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式：將錄入數(shù)據(jù)導(dǎo)出為標(biāo)準(zhǔn)的Excel文件進(jìn)行存儲(chǔ)。

（5）重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。

1.5、檔案裝訂

（1）按要求打印制作案卷封面和卷內(nèi)目錄；

（2）理齊材料，右上角裝訂；

（3）將裝訂后的檔案入盒。

1.6、入庫(kù)歸檔

（1）將裝訂成卷的檔案歸還給用戶；

（2）按上架規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行上架排列；

1.7、數(shù)據(jù)交付

（1）將數(shù)字化成品數(shù)據(jù)完整的交付給用戶,并配合館方完成智能化檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接；

（2）按用戶要求將加工的電子檔案數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)掛接到檔案系統(tǒng)中，確保掛接完成的電子檔案100%能夠被正確查詢和利用。

1.8檔案查詢

在檔案系統(tǒng)與Excel文件中均需滿足六種及以上查詢方式，包括但不限于按檔號(hào)查詢、按題名查詢、按日期查詢、按責(zé)任人查詢、按責(zé)任部室查詢、按服務(wù)商查詢等。

2、安全保密要求：

2.1、供應(yīng)商必須建立嚴(yán)格的保密管理制度，加強(qiáng)保密管理，不得以任何形式進(jìn)行泄漏、傳播檔案信息；

2.2、供應(yīng)商必須嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，與采購(gòu)人簽訂保密協(xié)議；

2.3、供應(yīng)商所有工作人員上崗前必須經(jīng)過安全保密教育，并簽訂安全保密責(zé)任書。

2.4、在數(shù)字化過程中，供應(yīng)商應(yīng)保證檔案原件安全，不能損毀任何檔案原件。

3、檔案整理及數(shù)字化加工成果驗(yàn)收要求：

3.1、樣品數(shù)據(jù)驗(yàn)收

成交供應(yīng)商應(yīng)先期完成10件檔案數(shù)字化加工樣品，并將樣品檔案和數(shù)據(jù)****管理部門預(yù)檢，驗(yàn)收合格后，此后的所有檔案數(shù)字化加工成品均應(yīng)符合樣品標(biāo)準(zhǔn)。

3.2、批次驗(yàn)收

以抽檢的方式檢查所有交付成果，以檔案出庫(kù)批次為單位，每批次數(shù)據(jù)抽檢比率不低于20%，若抽檢合格率未達(dá)到100%，數(shù)字化加工單位應(yīng)對(duì)該批次數(shù)據(jù)進(jìn)行返工處理，抽檢合格率為100%時(shí)驗(yàn)收合格。

3.3、數(shù)據(jù)抽檢

以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于30%。

3.4、驗(yàn)收不通過情況

批次驗(yàn)收存在下列情況之一者，則驗(yàn)收“不通過”：

1）檔案文件稿本劃分錯(cuò)誤的；

2）電子條目必著項(xiàng)空白或著錄內(nèi)容與檔案實(shí)體不相符的；

3）掃描圖像數(shù)據(jù)技術(shù)參數(shù)不達(dá)標(biāo)或者由于操作不當(dāng)，造成掃描圖像不完整、無(wú)法清晰識(shí)別等影響圖像質(zhì)量因素的；

4）圖像文件存儲(chǔ)格式未按規(guī)范要求的；

5）數(shù)據(jù)掛接圖像與電子條目?jī)?nèi)容不對(duì)應(yīng)的；

6）檔案實(shí)體裝訂還原質(zhì)量差、紙質(zhì)目錄與檔案實(shí)體不相符等影響檔案保管、利用的；

7）加工方在數(shù)字化整理過程中未按要求形成數(shù)字化加工流程單等工作文件的；

8）實(shí)際驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)其他對(duì)檔案安全和利用會(huì)造成一定影響問題的。

4、人員安排及設(shè)備投入

4.1人員安排

按采購(gòu)要求提供檔案整理、檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)，檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施的工作人員不少于1名，可根據(jù)采購(gòu)單位提供的場(chǎng)地和工期進(jìn)行合理安排，本次項(xiàng)目須安排不少于1名項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。項(xiàng)目實(shí)施人員配備按照現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際工作情況實(shí)施調(diào)整。

4.2設(shè)備投入

投標(biāo)方須為本項(xiàng)目提供檔案數(shù)字化所需的軟件平臺(tái)、設(shè)備、物資，開展數(shù)字化加工處理，自行布置數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)，部署數(shù)字化所需設(shè)備。

5、技術(shù)服務(wù)地點(diǎn)、設(shè)施設(shè)備、期限和工作要求

5.1技術(shù)服務(wù)地點(diǎn)及設(shè)施設(shè)備

項(xiàng)目須在采購(gòu)人單位的指定場(chǎng)地內(nèi)實(shí)施。

5.2項(xiàng)目完成期限

項(xiàng)目要求自合同簽訂之日起2個(gè)月完成。

5.3技術(shù)服務(wù)人員要求

本項(xiàng)目擬配備工作人員應(yīng)根據(jù)提供場(chǎng)地和工作合理安排；項(xiàng)目實(shí)施工作人員必須按照采購(gòu)人規(guī)定的檔案數(shù)字化工作流程進(jìn)行檔案數(shù)字化流水線作業(yè)，遵守采購(gòu)人的《檔案數(shù)字化工作制度》、《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》及其它有關(guān)的規(guī)章制度，服從采購(gòu)人管理。

5.4服務(wù)質(zhì)量要求

差錯(cuò)率控制在0.1％內(nèi)。

5.5、免費(fèi)技術(shù)服務(wù)期限要求

自項(xiàng)目驗(yàn)收合格次日起至少一年。

6、其他要求

除采購(gòu)人在采購(gòu)文件中明確外，成交供應(yīng)商不得以任何方式轉(zhuǎn)包、分包或掛靠本項(xiàng)目。發(fā)現(xiàn)成交供應(yīng)商以轉(zhuǎn)包、分包或掛靠的方式謀取中標(biāo)，采購(gòu)人有權(quán)解除合同、要求賠償。

自場(chǎng)地交付成交供應(yīng)商使用日起至場(chǎng)地交還采購(gòu)人期間，由成交供應(yīng)商負(fù)責(zé)場(chǎng)地安全管理，承擔(dān)安全生產(chǎn)主體責(zé)任，并與甲方簽訂安全生產(chǎn)協(xié)議，接受采購(gòu)人監(jiān)管。

因項(xiàng)目工期緊、任務(wù)重，要求成交供應(yīng)商在合同簽訂后5 個(gè)工作日內(nèi)，將承諾的人員、加工設(shè)備等總體配備完畢，并進(jìn)行檔案加工；若不能在規(guī)定期限內(nèi)完成人員設(shè)備進(jìn)場(chǎng)，或者進(jìn)場(chǎng)后5個(gè)工作日內(nèi)不能正常開展工作，采購(gòu)人有權(quán)取消成交供應(yīng)商成交資格。

三、報(bào)價(jià)要求

1、本項(xiàng)目采用統(tǒng)一總價(jià)報(bào)價(jià)，同時(shí)，根據(jù)“工作量估算表”進(jìn)行分項(xiàng)報(bào)價(jià)，否則視為不響應(yīng)文件要求。最終結(jié)算價(jià)不超過本項(xiàng)目預(yù)算價(jià)。

2、項(xiàng)目中所有的電腦、掃描儀,相關(guān)項(xiàng)目實(shí)施所需軟件須由中標(biāo)人自行提供和部署，采購(gòu)人只提供場(chǎng)地、水、電、桌椅、檔案數(shù)字化加工耗材（打印紙張），不再增加與項(xiàng)目有關(guān)的設(shè)施設(shè)備和任何費(fèi)用。

3、本項(xiàng)目檔案數(shù)字化成果須掛接到采購(gòu)人現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)中。

四、投標(biāo)人資格要求

1.滿足《****政府采購(gòu)法》第二十二條規(guī)定。

2.營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍包括有檔案整理及數(shù)字化服務(wù)等有關(guān)內(nèi)容。

3.投標(biāo)人必須具備省****保密局頒發(fā)的《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)證書》檔案數(shù)字化加工類資質(zhì)乙級(jí)（含乙級(jí)）以上證書。

五、獲取招標(biāo)文件

招標(biāo)文件通過本公告附件自行下載。

六、投標(biāo)文件提交

1.投標(biāo)文件應(yīng)包括（以下材料均須加蓋公章）

（1）法定代表人授權(quán)委托書

（2）投標(biāo)人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件

（3）報(bào)價(jià)單（詳見附件）

（4）省****保密局頒發(fā)的《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)證書》檔案數(shù)字化加工類資質(zhì)乙級(jí)（含乙級(jí)）以上證書復(fù)印件。

2.接收投標(biāo)文件時(shí)間：2024年9月5日9時(shí)-2024年9月5日9時(shí)30分，逾期不予受理。

3.提交方式：現(xiàn)場(chǎng)提交，紙質(zhì)版及電子版均需提供。紙質(zhì)版響應(yīng)文件需用A4紙打印裝訂，簽章完整；電子版單獨(dú)拷貝至空白優(yōu)盤中。以上材料全部密封裝至檔案袋中，至開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)開啟前不得打開。

4.提交地址:****蜀**館區(qū)4樓3號(hào)會(huì)議室

5.開標(biāo)時(shí)間：2024年9月5日9時(shí)40分

6.開標(biāo)地點(diǎn)：****蜀**館區(qū)4樓3號(hào)會(huì)議室

八、詢價(jià)方式

若遞交響應(yīng)文件的申請(qǐng)人超過3家(含3家)時(shí),且在完全符合招標(biāo)要求下,確認(rèn)有效最低價(jià)為中標(biāo)供應(yīng)商；若本次開標(biāo)時(shí)有效投標(biāo)單位仍不足3家，有效投標(biāo)單位為2家的，可按照原定的評(píng)審方式在此2家中確定中標(biāo)供應(yīng)商,且在完全符合招標(biāo)要求下,確認(rèn)有效最低價(jià)為中標(biāo)供應(yīng)商；有效投標(biāo)單位僅有1家的，可直接確定為中標(biāo)供應(yīng)商。

九、公告期限

2024年9月2日至2024年9月4日。

十、其他補(bǔ)充事宜

1.結(jié)算和付款方式：

項(xiàng)目所有工作完成并通過驗(yàn)收后支付至100%。

2.投標(biāo)人應(yīng)自行勘察項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)和了解服務(wù)內(nèi)容，如投標(biāo)人因未及時(shí)了解相關(guān)信息而導(dǎo)致的報(bào)價(jià)缺項(xiàng)漏項(xiàng)廢標(biāo)、或成交后無(wú)法完成，投標(biāo)人自行承擔(dān)一切后果。

十一、對(duì)本次招標(biāo)提出詢問，請(qǐng)按以下方式聯(lián)系

1.項(xiàng)目聯(lián)系人：周老師

2.聯(lián)系電話：****2327

3.聯(lián)系地址：**市高新區(qū)彩虹路899號(hào)****蜀**館區(qū)

附件：附件****詢價(jià)采購(gòu)項(xiàng)目報(bào)價(jià)單.docx