石嘴山市公共資源交易中心關(guān)于優(yōu)化進場項目檔案歸檔工作的通知

各招標（采購）單位、代理機構(gòu)：

為進一步優(yōu)化營商環(huán)境，提高公共**交易項目檔案管理工作水平，提升項目檔案歸檔工作效率，保障項目檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，提供更加優(yōu)質(zhì)的項目檔案利用服務(wù)。結(jié)合實際，我中心于2024年8月起全面實行項目檔案電子化歸檔管理，取消紙質(zhì)存檔，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、電子化歸檔項目范圍

2024年8月1日以來所有進場交易的工程建設(shè)、政府采購項目。

二、歸檔要求及注意事項

1.代理機構(gòu)應(yīng)在項目完成交易流程后20個工作日內(nèi)完成電子檔案整理歸集，****中心相關(guān)業(yè)務(wù)科室；

2.電子檔案實行“一項一檔”，嚴格按照**市進場項目目錄（見附件1**市進場工程建設(shè)項目電子檔案目錄、附件3****政府采購項目電子檔案目錄）所列內(nèi)容**序做好檔案資料的整理和報送。電子檔案中文件夾及文件名稱須按照目錄中所列序號和名稱命名，命名規(guī)則為“序號+文件名稱”，如：“1招標代理合同”、“2立項批復(fù)文件”；

3.電子檔案中文件名稱須與檔案內(nèi)容保持一致，且規(guī)范、清楚，一目了然；

4.整理電子檔案時，應(yīng)認真檢驗電子檔案資料是否齊全，對不齊全的應(yīng)及時補充，并以PDF文件格式保存，采用適宜長期保存、耐用性好的光盤存儲，能夠確保長期有效讀??；

5.電子檔案整理完成后，根據(jù)項目編號、名稱、時間、卷宗號等信息（見附件2工程建設(shè)項目光盤盒標簽格式、附件4政府采購項目光盤盒標簽格式）統(tǒng)一貼簽。

6.各代理機構(gòu)在進行項目資料整理過程中如遇到問題，可咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)科室。工程建設(shè)交易科電話：0952-****609，政府采購與產(chǎn)權(quán)交易科電話：0952-****616。