貴州省中醫(yī)藥管理局關于采購檔案整理服務的公告

我局因工作需要,以掛網(wǎng)公告方式進行文書檔案整理服務采購,符合以下條件的供應商可進行響應。

一、采購相關的要求

1.履約期及標的額:自合同簽訂生效之日起5個月內(nèi),結算總價以實際完成工作量計算。

2.服務地點:****政府7號辦公樓10樓1004辦公室。

3.供應商的資質要求(未達到以下資質要求的,將被視為無效響應):

①具有獨立承擔民事責任能力

具體要求:提供有效的企業(yè)統(tǒng)一社會信用代碼營業(yè)執(zhí)照復印件;

②具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度

具體要求:提供2022或2023年度財務審計報告或基本開戶行出具的資信證明復印件;

③具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技術能力

具體要求:提供具備履行合同所必需的設備和專業(yè)技術能力承諾函;

④具有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄

具體要求:提供2024年任意1個月繳納稅收和社會保障資金的證明材料(不需要繳納稅收和社會保障資金的提供相關證明材料);

⑤承擔過相關檔案整理及數(shù)字化工作

具體要求:提供近三年內(nèi)承擔過的業(yè)績證明材料(合同)復印件1個;

⑥****保密局頒發(fā)的乙級以上國家秘密載體印制資質證書

具體要求:提供有效的國家秘密載體印制資質證書復印件。

4.報價文件的組成:

①《報價一覽表》(加蓋公章);

②法人代表對響應供應商代表的響應函及授權書原件、被授權代表的身份證有效復印件(有法定代表人簽字章的可不提供);

③有效的企業(yè)統(tǒng)一社會信用代碼營業(yè)執(zhí)照復印件;

④企業(yè)簡介(含企業(yè)規(guī)模、近三年業(yè)績材料、人員情況、質量服務承諾等基本情況);

⑤報價人信譽、履約情況表;

⑥其它相關證明材料并加蓋公章。

6.服務要求:

①供應方負責檔案文件的收集工作,須派專業(yè)人員查驗資料,確定完整后雙方辦理資料移交手續(xù),必須確保資料的完整,不得遺失。

②供應方應嚴格履行保密義務,嚴格控制檔案資料的接觸范圍,除履行職務的需要外,不以復制、摘錄、泄露、公布、出借、贈與、出租等任何直接或間接的方式讓任何第三方知悉或協(xié)助第三方知悉詢價人的檔案信息,也不在履行職務之外使用這些信息。未經(jīng)采購方同意,供應方不得向第三方提供采購方有關的資料。供應方在檔案數(shù)字化工作結束后,或于采購方提出請求時,必須返還全部記載著采購方檔案資料信息的一切載體(含計算機內(nèi)殘留的數(shù)據(jù)信息)。若因供應方不遵守保密義務,每次須支付給采購方違約金人民幣壹萬元違約金,并按照《中華人民**國檔案法》《中華人民**國檔案法實施條例》等相關法律法規(guī)承擔法律責任;給采購方造成損失的,供應方應承擔賠償責任。

③供應方在檔案整理過程中不得損壞、丟失原始檔案、文件等;

④供應方在檔案數(shù)字化工作期間須與采購方簽訂安全保密協(xié)議,必****檔案局的相關安全、保密制度規(guī)定及要求,不得攜帶手機及其他未登記的非工作必須設備進入工作場所。檔案數(shù)字化服務后的各種資料所有權屬采購方,不得私自復制留存,各種統(tǒng)計資料、光盤資料、紙質資料及各種清單等在項目結束時都必須完整移交。不得以任何形式將檔案原始資料及復制件帶出指定工作現(xiàn)場,不得以任何形式產(chǎn)生泄漏、傳播;不得無故查看、討論檔案內(nèi)容等。

7.服務內(nèi)容:

①文書檔案整理:符合《**省實施細則》要求,結合本單位文件材料歸檔范圍及保管期限表采用“年度-機構(問題)-保管期限”進行三級分類歸檔。

將零散材料和已收集的檔案進行整理、分類、復查、鑒定、劃分保管期限、編制頁碼、蓋檔號章、編制檔號、條目著錄、目錄質檢、檔案裝訂、目錄打印、檔案盒信息規(guī)范化整理等。

②檔案數(shù)字化制作:對已整理規(guī)范的檔案進行數(shù)字化掃描、圖像處理、圖像質檢、數(shù)據(jù)轉換、數(shù)據(jù)備份、檔案裝訂、數(shù)字化成果核對、檔案上架。

③會計檔案裝檔入盒:將已整理裝訂的檔案進行分類、鑒定、劃分保管期限、蓋檔號章、編制檔號、條目著錄、目錄質檢、目錄打印、檔案盒信息規(guī)范化整理等。符合現(xiàn)行有效中華人民**國檔案行業(yè)標準的會計檔案案卷與格式。

8、驗收審核

采購人對成交供應商提供的紙質檔案以及數(shù)字檔案進行分批驗收,數(shù)據(jù)驗收以抽檢方式進行。成交供應商提交驗收的數(shù)據(jù)不論涉及驗收標準哪一條,不合格的,成交供應商必須全面整改并達到規(guī)范要求,符合《**省實施細則》要求及相關檔案行業(yè)標準。

全部檔案驗收“通過”的結論,必須經(jīng)局分管領導審核、簽字后方有效。數(shù)據(jù)驗收合格后,成交供應商須將數(shù)字檔案資料全部移交采購人。

響應供應商必須完全響應以上服務要求,否則視為無效詢價響應。

9.響應報價要求

①報價為對應服務內(nèi)容按件結算的含稅單價。

②供應商在規(guī)定的報價截止時間前遞交密封的響應報價文件,供應商一次性報出不得更改的價格,并對響應文件的所有技術和商務要求做出真實性及有效性承諾,并承擔相應法律責任;

③詢價工作組不與任何供應商就其報價進行談判;

④質量和服務均能滿足采購文件實質性響應要求,同等資質條件下,報價最低的確定為供應商。

評審、定標原則:在所有的詢價文件符合或高于詢價采購文件各項要求的情況下,報價最低者為成交供應商;在此基礎上報價相當?shù)?以行業(yè)資質更優(yōu)、服務承諾較優(yōu)者為成交供應商。

二、遞交文件截止時間及聯(lián)系方式

貴司在收到本公告后,請將報價響應函(見附件)及其它資料文件一式3份獨立裝訂成冊,在密封袋封口處加蓋公章;證書、合同等復印件需加蓋公章。如有虛假證明,則取消響應資格。

提交時間:2024年7月26日—7月30日17點前(超時送達視為無效報價)。

提交方式:快件投遞或直接送達方式送達,**省**市**區(qū)中華北路242號7號樓10層****。

聯(lián)系人及電話:黃玉娟 張青鋒

聯(lián)系電話:0851-****6736 ****7117

****綜合處

2024年7月25日

報價文件目錄

1.報價響應函

2.授權委托書

3.報價一覽表

4.其他報價文件資料:

附件1:報價人信譽、履約情況表

附件2:《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本復印件(加蓋單位公章)

附件3:企業(yè)簡介

其他有關資料

報價響應函

致:****

根據(jù)貴方 文書檔案整理服務 詢價函,簽字代表(全名、職務)經(jīng)正式授權并代表投標報價人(報價人名稱)提交詢價函要求提供的其他有關文件,包括:法人代表授權委托書;

報價一覽表;按詢價函要求提供的其他資料。

據(jù)此函,簽字人茲宣布同意如下:

1.我方已詳細審核并確認全部詢價函,包括澄清、修改或補充詢價文件(如有時)及有關附件。

2.一旦我方中標,我方將按照詢價函要求和報價文件中的承諾提供相應的服務,并承擔相關國家有關法律法規(guī)責任。

3.我方同意所提交的報價文件,在報價文件遞交之日起30日歷日內(nèi)有效,在此期間內(nèi)如果中標,我方將受此約束。

4.除非另外達成協(xié)議并生效,貴方的中標通知書和本報價文件將成為約束雙方的合同文件的組成部分。

報價人:(蓋單位公章)

地址:電話:

法定代表人(簽字或蓋章)或委托代理人:(簽字)

日期:年月日

授權委托書

致:****

本授權書宣告,在下面簽字的(法定代表人姓名)以法定代表人身份代表本單位授權;(授權委托人姓名),其合法身份證號碼為,作為本單位的合法授權代表,授權其在編號為號的文書檔案整理服務項目詢價過程中,以本單位的名義, 并代表本人與你們進行磋商、簽署文件和處理一切與此事有關的事務。授權代表的一切行為均代表本單位,與法定代表人的行為具有同等法律效力。本單位將承擔授權代表行為的全部法律責任和后果。

本授權委托書期限自年月日起至年月日止。

授權代表無權轉讓委托權,特此委托。

報價申請人:(蓋單位公章)

法定代表人姓名:(簽字)

委托代理人姓名: (簽字)

日期:年月日

(注:報價文件由報價人法定代表人親自簽署的,不必提交本授權書。)

報價一覽表

****:

根據(jù)貴單位《詢價函》上明確的需求,我司對本次文書檔案整理及數(shù)字化服務項目采購做出報價如下:

報價響應供應商:(蓋單位公章)

法定代表人:(簽字或蓋章)

或委托代理人: (簽字或蓋章)

日期: