壽險總部檔案管理

采購邀請書

尊敬的供應商：

****對“LHZB****8630壽險總部檔案管理”進行采購，誠邀貴司參加響應。

****采用檔案存儲集中外包項目管理模式，本次就檔案存儲及整理供應商進行采購。為公司總部檔案進行集中管控，提供文檔管理服務，開展日常監(jiān)控與管理。

二、采購需求

服務范圍包括，利用符合國家檔案保管標準的庫房、人員和資產(chǎn)（包括不動產(chǎn)、計算機硬件、計算機軟件包括授權軟件），對管理類、財務類檔案進行文檔上下架、存儲、調閱及回收、查閱、銷毀、永久出庫、文檔掃描及整理、文檔管理用品提供等，整個流程所引發(fā)的技術和管理等相關服務，服務過程中響應人有義務按照我司的需求和標準設定、優(yōu)化流程和技術。

三、采購數(shù)量

委托寄存保管檔案約636箱，尺寸：42*32*30cm，預估今年增量400箱。服務內容包括文檔上下架、存儲、調閱及回收、查閱、銷毀、永久出庫、文檔掃描及整理、文檔管理用品提供等，須確保服務質量滿足準確、完好、及時、高效、安全、便捷等要求。

四、服務要求

（一）運營能力要求

1.有開展**范圍、區(qū)域范圍內檔案存儲外包服務的能力；

2.具備符合管理要求的檔案庫房，容量能夠滿足我司業(yè)務需求的持續(xù)增長，且能夠持續(xù)提供存儲服務和整理服務；

3.各項服務應有具體的實施方案、規(guī)范的業(yè)務操作流程及服務標準、服務承諾保障方案等；

4.對于存儲保管的檔案需要有安全保障措施方案和定期維護措施，包括但不限于信息安全管理機制、售后機制、應急預案及定期演練計劃、異地災備方案（需有本地或異地備份庫房，必要時提供48小時緊急轉移）、庫房運營管理制度體系建設情況及人員管理機制等，確保我司檔案的完好性、保密性、安全性；

5.具有完善的管理體系：體系認證包括ISO9001質量管理體系認證、ISO14001環(huán)境管理體系認證、ISO27001信息安全管理體系認證、ISO45001職業(yè)健康安全管理體系認證、ISO22301業(yè)務連續(xù)性管理體系認證及ISO20000信息技術服務管理體系，需提供證明資料（或同等管理體系認證）；

6.具有專業(yè)的資質及榮譽：資質包括高新國家級高新技術企業(yè)認證、中國檔案學**事單位、檔案中介服務機構備案資格、勞務派遣經(jīng)營許可證、文檔管理和檔案庫房環(huán)境管理相關的系統(tǒng)軟件著作權登記證書等，專業(yè)資質需提供證明資料（或同等專業(yè)資質）；

7.具備與金融行業(yè)的**案例經(jīng)驗。（需提供合同起始日期為2021年1月1日至今，**金融行業(yè)總部簽訂的文檔寄存項目案例，服務區(qū)域需包含**地區(qū)）；

8.庫房運營管理制度體系建設情況及人員管理機制：包括庫房管理制度、員工簽訂保密協(xié)議、取得上崗培訓證書、保密工作崗位業(yè)務培訓證書等情況；檔案外包服務供應商負責做好寄存檔案的保密工作簽訂保證協(xié)議，需提供證明資料；

9.具備各項服務的實施方案、業(yè)務操作流程及服務標準。

（二）庫房建設及管理要求

1.根據(jù)《檔案館建筑設計規(guī)范》的八防要求，庫房及相關設備需要滿足八防標準，具備包括防火、防盜、防水、防潮、防蟲鼠、防光、防塵、防高溫等管控措施；

保管庫房門應當采用金屬防火防盜門，密封性良好。做到辦公、保管、閱卷等配套工作用房分開設置。庫房結構為混凝土硬頂結構；

防火：檔案庫區(qū)配備火災自動報警系統(tǒng)和消防滅火系統(tǒng)；

防盜：庫房外圍配備視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)功能，監(jiān)控保持不低于90天，24小時不間斷保安，定時巡邏；庫區(qū)內設置有可授權的電子門禁系統(tǒng)，配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設備，確保檔案存儲空間及門窗等無監(jiān)控死角，視頻監(jiān)控系統(tǒng)應由專人負責，定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)；

防高溫防潮：庫區(qū)配備空調系統(tǒng)和除濕機，在1000平米內庫房配備不低于4個空調和4個除濕機，并能提供溫濕度記錄；庫區(qū)溫度應能夠恒定保持在14-24度之間，濕度保持在45-60度之間，定時向甲方提供溫濕度記錄；

防光：庫區(qū)窗戶封閉式，并做防光涂層處理，****檔案館照明建設標準；

防塵：檔案庫區(qū)內墻面光滑整潔，地面堅硬耐磨，定期清掃保持清潔無塵；

防鼠防蟲：庫區(qū)所有進出使用一扇大門，其余大門設為常閉式等設施，定期放置粘鼠板、****公司消殺定點投藥，并出具專業(yè)消殺報告進行滅菌滅蟲處理，具****公司每月出具相關報告。

2.響應人應具有****中心，并能提出合理有效的危機處理方案。

（三）檔案保管服務要求

響應人在提供檔案保管服務過程中，必須實現(xiàn)：

為我司提供檔案首次入庫、日常入庫等服務。建立完備檔案管理制度，確保我司的檔案在雙方有序、有效和安全地相互交付；

為我司提供檔案安全存管服務，保管寄存檔案應當采用重型貨架存儲模式和封箱上架形式長期保管；

為我司提供檔案日常檔案利用服務，包括檔案的普通調閱、緊急調閱、節(jié)假日特殊調閱、遠程調閱等服務；

****管所需檔案箱、條碼、鎖條等相關必備物料；

能夠為我司提供檔案上、下架等服務；

為我司提供其需要的其它相關檔案管理服務。

檔案整理要求

整理人員負責對新增檔案的按照要求進行整理、裝箱、制作清單、登記鎖條編號等操作。

（四）系統(tǒng)建設需求

響應人應建立并向我司提供完備的檔案管理系統(tǒng)，滿足日常檔案管理訂單、數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計分析等各項管理要求。

（五）服務時效要求

1.普通調閱、調閱回收、文檔箱派送及收箱

本地當日15點前下達指令，次工作日內送達或回收。

工作時間外或節(jié)假日派送

本地當日15點前下達指令，次工作日內送達或回收。

2.緊急時效調閱

4小時內送達。

3.原件現(xiàn)場查閱

可提前一個工作日預約下架，次工作日到庫房現(xiàn)場查閱。

上架新箱入庫在三個工作日內完成上架工作。

（六）運輸服務要求

響應人需專人專車提供檔案運輸服務。

（七）項目人員要求

配備一名項目經(jīng)理，需具備以下資質：本科（含）以上學歷、擁有檔案局或檔案學會頒發(fā)的檔案管理上崗證證書、檔案管理相關職稱證書（助理館員（含）以上）、PMP項目管理證書，需提供證明資料；

服務團隊主要人員需要取得檔案管理相關培訓證書、資格證書，經(jīng)過保密教育相關培訓，需提供證明資料。

（八）增值服務

提供免費銷毀服務，免費提供系統(tǒng)使用及2個賬號使用。

（九）其他要求

****中心管理標準統(tǒng)一，檔案保管品質滿足要求。

本項目結算具體費用以檔案保管、檔案調閱、檔案箱物料購買等實際發(fā)生費用據(jù)實結算。各項目費用標準在報價單中明確，年度預付結算。

五、供應商資格條件

（一）為合法注冊的法人、其他組織或自然人，并具有獨立承擔民事責任能力；

****公司交易前三年內，未發(fā)現(xiàn)其列入嚴重違法失信企業(yè)名單；

****公司交易前三年內，未發(fā)現(xiàn)其列入經(jīng)營異常名錄。

六、結算方式

本項采購最高限價：50,000元整，含稅、服務費、運輸費、安裝費等一切費用。實際費用支付據(jù)實結算。

七、采購程序

（一）采購方式

根據(jù)公司有關采購管理規(guī)定，采用競爭性采購方式。

（二）成交供應商數(shù)量

擬成交供應商數(shù)量為1家。

（三）評審方法

根據(jù)公司有關采購管理規(guī)定，采用綜合評分法。

（四）評審原則

１.評審過程將遵循“公平、公正、擇優(yōu)”的原則進行；

２.評審嚴格按照采購文件的要求和條件進行。

四、應征要求

（一）應征文件內容

1.供應商報名

報名截止時間：2024年7月5日，下午17點。

報名所需材料：

（1）提供營業(yè)執(zhí)照掃描件并加蓋公章；

（2）提供質量管理體系認證；

（3）提供**案例經(jīng)驗。

（二）應征文件編制

應征文件為電子文件：

電子應征文件為紙質應征文件正本的彩色掃描件，應清晰完整體現(xiàn)紙質應征文件正本內容及公章。

１.報價文件：報價文件模板。

２.商務文件：根據(jù)采購項目評審表，提供相關證明材料掃描件并加蓋公章。

３.技術文件：根據(jù)采購項目評審表，提供相關證明材料掃描件并加蓋公章。

（三）應征文件遞交要求

１.應征文件遞交截止時間

2024年7月10日，下午17點。

２.應征文件遞交方式

應征人需在截止時間內，登錄平臺確認參加本次項目、下載采購文件，并按照采購文件要求上傳電子應征文件。

Ⅰ：太保壽險采購電子化管理平臺”網(wǎng)址：http://purchase.****.cn/。

Ⅱ：注冊流程請參考平臺首頁《電子化采購平臺供應商操作手冊》。

如有問題請撥打在線客服：010-****3340。

（四）采購項目聯(lián)系人

采購聯(lián)系人：費老師，021-****5059。

需求聯(lián)系人：黃老師，021-****5064。

附件：1.報價文件模板

2.采購項目評審表

3.采購合同模板

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2024年6月28日