南寧市國家檔案館關(guān)于2024年度館藏檔案數(shù)字化掃描項目采購公開招標的啟事

序號

服務(wù)名稱

數(shù)量

服務(wù)內(nèi)容及要求

1

館藏檔案數(shù)字化掃描

24萬頁

（按A4畫幅計算。計劃為特殊檔案20萬頁，普通檔案4萬頁）

一、遵循的法律法規(guī)和標準規(guī)范

（一）法律法規(guī)

《中華人民**國檔案法》

《中華人民**國檔案法實施條例》

《中華人民**國保守國家秘密法》

《中華人民**國保守國家秘密法實施辦法》

《關(guān)于嚴禁用涉密計算機上國際互聯(lián)網(wǎng)的通知》(中保委發(fā)[2003]4號)

《計算機病毒防治管理辦法》******部令第 51 號)

《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》(國保發(fā)[1998]1 號)

（二）標準規(guī)范

《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-2008)

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016 )

《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)

《中國檔案機讀目錄格式》(GB/T 20163-2006)

《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18-1999)

《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2015）

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 31-2017)

《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38-2008)

《數(shù)碼照片歸檔與整理規(guī)范》(DA/T 50-2014)

《檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范》(DA/T 52-2014)

《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》****檔案局令第 8 號)

《****辦公室關(guān)于印發(fā)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的通知》（檔辦發(fā)〔2014〕7 號）

《**壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求》（桂檔發(fā)〔2011〕22號）

《關(guān)于印發(fā)＜**壯族自治區(qū)電子文件（檔案）數(shù)據(jù)光盤管理著錄規(guī)則（試行）＞》

《關(guān)于加強檔案數(shù)字化工作的通知》（南檔〔2012〕25號）

《**市紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項目驗收管理實施細則》

二、加工要求

主要工作環(huán)節(jié)內(nèi)容包括：檔案領(lǐng)取、目錄數(shù)據(jù)庫建立與完善、檔案數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果備份與移交、檔案裝訂、檔案入庫等，加工過程中必須確保檔案及其信息的安全保密。特殊檔案必須按保密規(guī)定進行管理與數(shù)字化掃描。

各工作環(huán)節(jié)要求如下：

（一）檔案領(lǐng)取要求

中標供應(yīng)商應(yīng)指定專人按照與采購人共同制訂的計劃分批次對需進行檔案整理及數(shù)字化加工資料進行調(diào)檔，并與采購人指定的專人一起做好檔案及資料的清點交接工作，并做好移交記錄。雙方在《檔案數(shù)字化處理調(diào)卷登記本》上登記、簽字。

★（二）目錄數(shù)據(jù)庫建立與完善要求

1.未建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫的，加工****管理科工作人員指導下按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）、《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）、《**壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求（試行）》等規(guī)范文件要求，依據(jù)檔案實體逐一進行目錄著錄。

2.核對目錄時如發(fā)現(xiàn)有目錄無正文、有正文無目錄或卷內(nèi)目錄指定的頁號內(nèi)容與卷內(nèi)目錄內(nèi)容不匹配現(xiàn)象，應(yīng)****管理科工作人員處理。

3.機讀目錄數(shù)據(jù)庫建庫工作完成的，核實檔案目錄著錄內(nèi)容的準確性，如有不規(guī)范或錯誤的文件題名、責任者、檔號、起止頁號，應(yīng)依據(jù)檔案實體對目錄數(shù)據(jù)進行修改。

著錄條目質(zhì)量應(yīng)達到以下標準：

①文件題名：一般由責任者、事由、文種三要素組成，文件沒有題名或不能揭示內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容擬寫題名；文件題名過于冗長的，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，擬寫或刪改的題名字數(shù)應(yīng)控制在60個字以內(nèi)。

②文件時間：一律用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1—4位數(shù)表示年，第5—6位數(shù)表示月，第7—8位數(shù)表示日，月、日位數(shù)不足補“0”，無法確定的時間亦用“0”替代。

③年度：屬于公元紀年的年度錄入要規(guī)范齊全，如“1994年”，不能是“94年”。

④文件編號：除年度用“[ ]”號外,其余原文照錄；聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多個文件編號時，只著錄一個文件編號，但立檔單位的文件編號必須著錄。

⑤責任者：必須著錄對文件****機關(guān)、團體的通用簡稱或全稱，不能以“本市”、“本局”等模糊名稱著錄；責任者有多個時，著錄列居首位的責任者，立檔單位本身是責任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責任者用“[等]”表示，責任者之間以“；”號相隔。

⑥檔號：檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)為“全宗號—目錄號—案卷號—文件件號”或“全宗號—年度—保管期限—文件件號”，各號之間用“—”間隔。除全宗號中作為全宗屬類代碼的漢字或英文、漢語拼音字母等原樣照錄外，各號均用阿拉伯數(shù)字表示，并固定位數(shù)以利排序，具體為：全宗號4位、目錄號4位、案卷號4位、文件所在頁號4位，位數(shù)不足前補“0”。

⑦著錄條目的正題名、檔號、年度、責任者、文件編號、檔案館代碼、保管期限、頁號、密級等必錄項目著錄完整；殘缺文字用“□”號表示。

4.機讀目錄修改后如錯誤地方不多，用水性筆在原紙質(zhì)目錄上略加修改不影響目錄整潔、美觀的，不需重新打印；如果需要修改內(nèi)容太多影響到目錄頁面美觀的，則要重新打印，將新目錄放置在原檔案目錄上。

5.目錄數(shù)據(jù)存儲為xls或dbf格式電子文件。

★（三）檔案數(shù)字化前檔案整理

1.頁碼規(guī)范：對于卷宗沒有編碼的在正面右上角、反面左上角 1cm處采用機編三位碼；對于原檔案有編碼存在漏頁的情況，采用加附頁的辦法處理。對于拆解前原有檔案編碼錯誤的，要先予以糾偏（包括漏編、錯編、重復編碼）。

2.頁面修復：加工過程中對破損、霉壞等****檔案館技術(shù)指導人員同意作出評定，并在檔案備考表和檔案破損情況登記表登記說明情況，能夠掃描的先掃描，對破損嚴重無法進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復后才能夠進行掃描。折皺不平影響質(zhì)量的原件應(yīng)先對頁面折皺不平的檔案紙面進行平整處理（壓平或熨平）后再進行掃描，以消除折角、皺折及遮字等現(xiàn)象，確保檔案掃描質(zhì)量。（裱襯一律使用宣紙，漿糊使用去面筋漿糊）。

3.難以修復的特殊情況：檔案蟲蛀、碳化等情況嚴重，難以修復的要登記在冊，由采購人組織力量進行修補或裱糊。

4.檔案拆檔：對檔案進行拆卷，拆卷需逐頁清點案卷張、頁數(shù)，去除金屬裝訂物，務(wù)必保持檔案完整無損。在拆解檔案有可能損壞原件時，不可強拆檔案，以保證檔案最大限度掃描信息幅面為準。不得人為惡意損害檔案，檔案中的精裝書籍及成精裝書籍狀裝訂、使用膠水粘貼、衣車縫制等不得強行拆散。雜志、書籍等拆除裝訂難以復原的，也可不拆除裝訂掃描。拆分檔案發(fā)現(xiàn)原件有夾帶實物的，應(yīng)根據(jù)原件給實物編號，并用塑料袋妥善保管好，裝訂時再按原樣復原。

5.備考表校對和查漏補缺：加工過程中要先對備考表進行查漏補缺，確保備考表規(guī)范完整無缺漏。

★（四）檔案掃描要求

1.掃描設(shè)備：根據(jù)檔案紙質(zhì)幅面的大小(A4、A3、A2 等)選擇相應(yīng)規(guī)格的專業(yè)掃描儀或圖紙掃描儀進行掃描，掃描時保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯掃，并根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對比度，確保掃描圖像與原件符合，掃描參數(shù)應(yīng)保持統(tǒng)一，不可隨意更改。

2.掃描方式：為保證檔案安全，使用平板掃描方式（禁止使用快速掃描）。

3.掃描順序：掃描圖像的順序與計算機的著錄順序一致，與紙質(zhì)檔案的案卷和文件的順序排列一致，不能有顛倒、漏頁和重頁，保證電子圖像的完整齊全。掃描后的圖像文件要保持字跡清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、無干擾信息。

4.掃描內(nèi)容：正文內(nèi)容、封面、卷內(nèi)目錄、備考表全掃。

5.掃描色彩模式：使用24位或以上彩色模式進行掃描。

6.掃描分辨率：掃描分辨率設(shè)置應(yīng)≥300dpi，對于照片、圖紙、地圖等高精度的紙質(zhì)檔案與重要或珍貴檔案等內(nèi)容，應(yīng)采用 600dpi或以上分辨率進行掃描。文字偏小、密集、清晰度較差等特殊情況下，可適當提高分辨率。

7.存儲格式：掃描圖像應(yīng)存儲為JPEG 文件格式。

8.大幅面掃描：掃描圖像標準規(guī)格為 A4幅面，超過 A4 幅面的檔案，如無法一次性掃描，應(yīng)分開掃描后無縫拼接成單頁，拼接后應(yīng)與檔案原件對比，確保拼接無誤，保證數(shù)字化圖像的整體性（紙張幅面為 A3 的按 2 張 A4 折算，幅面為 A2 的按 4 張 A4 折算，以此類推）。

9.遇有浮貼時，浮貼加原頁掃 1 頁，浮貼揭開后原頁掃 1 頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨掃描。

（五）圖像處理要求

1.檔案文件圖像應(yīng)保持檔案原貌，不應(yīng)為美化而進行調(diào)白，去除原有裝訂孔和污點等操作，裁剪圖片需完整保留原圖的信息。

2.原件幅面過大分開掃描的，應(yīng)將分開的幅面拼接為整體圖像。

3.原件有內(nèi)容貼邊的，圖像中可留適當?shù)暮谶吇虬走呑鞣直孀饔谩?/p>

（六）圖像質(zhì)檢要求

1.遵循檔案文件圖像應(yīng)保持檔案原貌、便于識讀、適合屏幕顯示和原樣打印的原則。檢查電子檔案的圖像信息是否完整，是否有圖像扭曲、不完整或無法清晰識別的現(xiàn)象。

2.檢查圖像文件命名是否規(guī)范，圖像排列是否正確，是否有漏掃、錯掃的現(xiàn)象。

3.發(fā)現(xiàn)問題的圖像返回重新處理或掃描后重新進行質(zhì)檢。質(zhì)量檢查記錄保留備查。

（七）數(shù)據(jù)掛接要求

掃描后的圖****檔案局的《**壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求》的“圖像文件命名”方式命名，存儲在使用相應(yīng)級別檔號命名的文件夾內(nèi)，確保電子目錄、圖像文件與對應(yīng)實體檔案頁面關(guān)聯(lián)的一致性、唯一性、正確性。

檔案數(shù)字化后，應(yīng)將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫等成果，導入采購人使用的“**市電子****中心系統(tǒng)”。將按規(guī)范命名的圖像文件與對應(yīng)的檔案條目目錄相關(guān)聯(lián)掛接，并確保 100％的掛接正確率與檢索和顯示成功率（特殊檔案不進行數(shù)據(jù)掛接，數(shù)字化成果使用檔案級藍光光盤單獨刻錄一式三套移交館方）。

★（八）數(shù)字化成果備份與移交要求

成交供應(yīng)商完成加工后，及時向采購人移交備份數(shù)據(jù)，數(shù)量一式三套（備份介質(zhì)要求必須為檔案級藍光光盤，由成交供應(yīng)商提供，費用由成交供應(yīng)商承擔）。

（九）檔案還原裝訂要求

檔案裝訂前要認真檢查檔案數(shù)量是否齊全，檔案目錄是否完整，卷內(nèi)文件的各種編號與檔案封面和目錄各項是否相符，文件排列順序是否正確。對裝訂位置不足的頁面，須進行加邊處理。對破損的檔案要修復。裝訂要結(jié)實、齊整(左邊、下邊對齊)，不掉頁，不倒頁，不壓字，不損壞文件，不妨礙閱讀。保持拆卷前的原貌，整體頁面不超過卷內(nèi)目錄范圍。

（十）檔案入庫要求

成交供應(yīng)商還卷人必須與采購人的有關(guān)人員對擬歸還的檔案逐卷、逐件清點，共同進行案卷內(nèi)容、目錄、數(shù)量的核對。清點結(jié)束，雙方需簽字確認。

（十一）安全保密要求

1.中標供應(yīng)商必須將參與本項目的所有工作人員的身份證、工作合同、保密資質(zhì)、無犯罪記錄證明等材料交采購人審核，并提交復印件交采購人登記備案。

2.中標供應(yīng)商應(yīng)組織兩個彼此獨立的特殊工作組與普通工作組。特殊****加工場所，開展特殊檔案的數(shù)字化掃描工作。普通****加工場所，開展普通案的數(shù)字化掃描工作。

項目實施過程中，中標供應(yīng)商如需更換、增減工作人員，或更換、增減、維修工作設(shè)備的，必須提前一周向采購人提供相關(guān)人員或設(shè)備的資料，取得采購人簽字同意后方可更換、增減人員或更換、增減、維修工作設(shè)備。不經(jīng)采購人同意即更換、增減人員或更換、增減、維修工作設(shè)備的，按合同違約處理。

3.中標供應(yīng)商參與本項目的工作人員必須接受采購人組織的檔案保密安全教育，并自覺學習保密知識，嚴格遵守《檔案法》《保密法》及其他有關(guān)法規(guī)，嚴防泄密現(xiàn)象發(fā)生。

4.中標供應(yīng)商工作人員未經(jīng)采購人同意，不得將手袋、提包、錢包、磁盤（含 U 盤、軟盤、硬盤等）、刻錄光盤、手機、MP3、MP4、報刊、紙張等非本項目實施所需的物品帶入加工現(xiàn)場。

5.未經(jīng)采購人批準，中標供應(yīng)商不得以任何形式記錄、復制、傳播工作涉及的實體檔案、檔案圖像和檔案目錄數(shù)據(jù)信息。

6.中標供應(yīng)商工作人員剔除同一案卷內(nèi)的重復文件必須經(jīng)采購人有關(guān)人員審核同意方可實施。

7.****工作室內(nèi)的廢紙必須集中放置，中標供應(yīng)商每周清理廢紙不能超過一次，清理時要有采購人人員監(jiān)督，確保其中沒有夾帶任何檔****工作室。

8.泄露檔案所涉及的國家秘密，按國家有關(guān)規(guī)定處理，情節(jié)嚴重的要承擔相應(yīng)的刑事責任。

9.中標供應(yīng)商及其所有工作人員必須向采購人提供書面保密承諾。

（十二）其他要求：

1.中標供應(yīng)商必須與采購人簽訂安全保密協(xié)議，檔案數(shù)字化加工人員必須參加由采購人組織的安全保密教育；在檔案數(shù)字化加工過程中，必須遵守國家、地方保密法規(guī)以及采購人的相關(guān)檔案管理制度。

2.工期要求：2024年10月15日前竣工，2024年10月31日前完成項目驗收。

3.工作人員要求：每個項目組，中標供應(yīng)商必須指派 1 名項目負責人，負責隨時與采購人進行情況溝通，不少于1名現(xiàn)場負責人，負責進行現(xiàn)場管理，并配備1名安全保密管理人員專門負責安全保密工作，所有工作人員必須統(tǒng)一著裝進場、掛牌上崗，并提供本人身份證明和承諾本人無犯罪記錄及在工作期間遵紀守法的聲明。

4.中標供應(yīng)商所提供的項目負責人、現(xiàn)場負責人及安全保密管理人員必須具有三個以上檔案數(shù)字化掃描項目的管理經(jīng)驗，其他項目工作人員必須具有一個以上檔案數(shù)字化掃描項目的技術(shù)工作經(jīng)驗。

5.工作設(shè)備要求：普通項目由采購人提供工作場所，成交供應(yīng)商負責提供滿足工作質(zhì)量及速度需求的計算機、平板掃描儀等設(shè)備并負責設(shè)備維護。特殊項目由采購人統(tǒng)一提供工作場所以及專用電腦、平板掃描儀設(shè)備各一臺并負責設(shè)備維護。其他在項目實施過程中所需的裝訂機、電熨斗、吸塵器、電風扇、切紙機、抽濕機、碎紙機等工具以及打印耗材、檔案裝訂耗材、工作服、掛墻管理制度制作、飲水機及飲用水費用等由成交供應(yīng)商負責。

6.中標供應(yīng)商在對原始檔案進行數(shù)字化加工過程中，必須保證原始檔案完好無損，如造成檔案損壞、遺失等問題，將按照《中華人民**國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)追究責任。

★7.本項目數(shù)字化掃描過程中使用的所有存儲介質(zhì)（包括但不限于硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等）在項目完成后必須無償移交給采購人。

商務(wù)條款

一、合同簽訂期：自中標通知書發(fā)出之日起25日內(nèi)。

★二、提交服務(wù)成果時間：2024年10月15日前完成檔案數(shù)字化成果交付，2024年10月31日前完成項目驗收。

三、提交服務(wù)成果地點：****（**市**區(qū)玉洞大道19號）。

★四、質(zhì)量保質(zhì)期：掃描工作完成的質(zhì)量保證期為2 年（自項目驗收合格之日起計算），在質(zhì)保期內(nèi)如因中標供應(yīng)商質(zhì)量問題需要翻工和補做的，中標供應(yīng)商必須在3個法定工作日內(nèi)負責無條件、無償?shù)胤ず托拚?/p>

五、售后技術(shù)服務(wù)要求

中標供應(yīng)商應(yīng)在質(zhì)保期內(nèi)提供 5×8 小時的售后服務(wù)，響應(yīng)上門的時間為4小時。

★六、付款方式

中標供應(yīng)商安排工作人員及設(shè)備進場并具備實施條件之日起20個工作日內(nèi)，采購單位支付合同金額的40%；在全部服務(wù)成果經(jīng)雙方驗收合格無異議后20個工作日內(nèi)支付至合同金額的100%。最終結(jié)算金額按實際完成數(shù)量乘以中標單價進行計算，若超出合同金額則以合同金額進行結(jié)算。

★七、違約條款

1.本項目需完成的計劃任務(wù)量為24萬頁，截至項目成果交付之日，中標供應(yīng)商完成數(shù)量不能達到計劃任務(wù)量的60%的，視為中標供應(yīng)商違反合同約定，采購單位有權(quán)解除合同。中標供應(yīng)商承擔由此造成的一切后果及損失，并退回所有采購單位已支付的款項。

2.截至項目成果交付之日，若中標供應(yīng)商完成服務(wù)數(shù)量超過計劃任務(wù)量的60%但未達到100%的，中標供應(yīng)商須按合同單價乘以未完成的任務(wù)量的百分之十向采購單位支付違約金。

八、驗收標準

交付時，采購單位組織人員進行現(xiàn)場驗收；所有成果均嚴格按國家、自治區(qū)、**市等有關(guān)標準和招標文件上的服務(wù)規(guī)范及要求、中標供應(yīng)商承諾的服務(wù)規(guī)范及要求進行驗收。達不到標準的視為成果驗收不合格；驗收過程中如果產(chǎn)生驗收費用，由中標供應(yīng)商承擔。

九、其他要求

★1.投標報價必須包括服務(wù)的所有費用，包括采購、運輸、勞務(wù)、管理、利潤、稅金、保險、安裝、設(shè)備、設(shè)備使用、調(diào)試、培訓、售后服務(wù)以及所有的不定因素的風險等。

★2.中標供應(yīng)商如非**本地注冊的《國家秘密載體印制資質(zhì)證書》乙級資質(zhì)單位，簽訂合同之日起15日內(nèi)必****管理部門備案，接受保密監(jiān)督管理。未完成備案工作不得開展業(yè)務(wù)，中標供應(yīng)商未按期完成備案的，采購單位有權(quán)解除合同，****政府****管理部門，由此造成的一切后果及損失由中標供應(yīng)商承擔。

3.中標供應(yīng)商提供的報告、證書、合同等文件復印件，若采購單位有疑議可在評審現(xiàn)場要求提供原件核查。

4.投標文件中請?zhí)峁╉椖繉嵤┓桨?、安全保密方案、項目管理和質(zhì)量措施方案、售后服務(wù)方案、服務(wù)團隊配置方案。